Come gestire i progetti nel team

Un nuovo software per condividere le tue attività lavorative nel gruppo di lavoro

Nato da una necessita: organizzare le varie attività lavorative suddivise per progetto ed assegnare ogni TODO ad un collaboratore del team di lavoro per avere sempre tutto sotto controllo in un unico sistema in grado di segnalare scadenze con notifiche e quantificare le effettive ore di lavoro.

Sul web ci sono tante alternative gratuite o meno, come per esempio Wunderlist in grado creare delle liste personali (lista della spesa), ma anche liste professionali assegnando ad un partecipante del gruppo una singola attività. Un applicativo multipiattaforma molto pratico, che anche noi abbiamo abbracciato per diverso tempo invitando collaboratori e clienti per tenere sempre traccia delle attività da fare e quelle fatte.

L'uso continuativo ci ha fatto apprezzare Wunderlist rendendolo un valido strumento per ricevere segnalazioni e avvisare i clienti con un click per tutte le attività svolte senza dover notificare manualmente ogni singola operazione. Come sempre l'uso prolungato fa emergere nuove necessità e personalizzazioni specifiche che questo, se pur ottimo strumento, non permette di fare - poiché giustamente nasce per adempiere a scopi più generalizzati.

Prendendo spunto da Wunderlist, nasce il nostro applicativo: GroupWork

Perché abbiamo progettato GroupWork?

GroupWork prende il nome dalle sue potenzialità; la gestione del gruppo di lavoro. Il nostro applicativo attualmente in fase BETA consente di creare dei progetti, proprio come fossero delle cartelle o delle liste di Wunderlist, con la possibilità di generare ulteriori "contenitori" dove introdurre e catalogare i nostri TODO. Ciascun progetto può essere condiviso con altri utenti - definiti come Collaboratori (in grado di visionare tutte le caratteristiche del gruppo di lavoro e delle attività, creare, completare, eliminare, registrare ore lavorative) oppure semplici Guest (in grado di visionare solo determinate aree del gruppo con limitazioni sulle attività).

Questa distinzione rappresenta una grande agevolazione rispetto alla più semplice organizzazione di Wunderlist, dove i permessi non possono (attualmente) essere differenziati - ciascun partecipante ha il pieno controllo. Consentendo agli addetti del team di creare delle attività o dei commenti destinati ad uso interno non accessibili al cliente finale (come per esempio Features, Idee, Considerazioni, BugFix in corso) permettendo di utilizzare il medesimo contenitore per avere sempre tutto sotto controllo in un unico strumento.

La vera innovazione di GroupWork è la possibilità di creare delle Mansioni di lavoro, ogni mansione è collegabile ad un Costo orario. Per esempio la mansione di Grafica pubblicitaria può essere impostata a 25€ orarie, Web Development per esempio 35€ orarie, Assistenza per esempio 20€ orarie e via discorrendo per ciascuna mansione che si desidera inserire con il rispettivo importo orario. Questa caratteristica diventa necessaria quando le attività da svolgere sono effettuate da operatori con differenti preparazioni tecniche.

Con un click è possibile registrare il proprio lavoro (con step da 15 minuti) ed il sistema produrrà il totale delle ore lavorate ed il relativo costo.

GroupWork è ancora in fase BETA, ma ci sta fornendo tantissimi dati per capire se una determinata commessa è stata quantificata correttamente, domande come:

• Il budget previsto nel preventivo è stato rispettato?
• Abbiamo sottostimato il lavoro e le tempistiche necessarie sono state superiori al previsto?
• La commessa si poteva sviluppare in minor tempo?

Oggi siamo in grado di rispondere a tutti questi quesiti che da sempre sono un taboo soprattutto nei lavori, che come nel nostro settore, sono sensibili alle modifiche e variazioni che emergono durante la creazione grafica o sviluppo di un sito web. Lavori dove "non c'è una reale fine" un sito web potrebbe avere sempre una nuova funzione, una nuova miglioria, un nuovo elemento grafico o dettaglio che incide spesso notevolmente su un progetto assorbendo tutto il budget rischiando di rendere una commessa un lavoro in perdita.

GroupWork lo stiamo utilizzando nel quotidiano sui nostri clienti fidelizzati con i quali si è instaurato un rapporto di fiducia negli anni, e proprio grazie a GroupWork i nostri clienti hanno ottimizzato anche i costi dei lavori commissionataci. L'obiettivo è eliminare la vecchia formula "sto un pò più largo sul prezzo" convertendola con "il prezzo giusto per l'effettivo lavoro".

Questa "formula" diventa vincente tanto per il cliente quanto per il fornitore. Quest'ultimo potrà svolgere serenamente il proprio lavoro senza sentirsi oppresso da un budget potenzialmente limitato per determinare richieste, equo per il cliente finale in grado di conoscere in real-time l'avanzamento del progetto e le effettive tempistiche di realizzo. 

Tanto utile quanto bello!

Certamente non potevamo trascurare l'espetto estetico e per questo progetto abbiamo scelto la linea guida di Google chiamata Material Design. Un'impostazione grafica che Big G utilizza per la realizzazione delle proprie app, con un design pulito e colorato rende GroupWork un applicativo user-friendly; non è necessaria una guida all'uso poiché è intuitivo e "familiare". La struttura in responsive design permette di utilizzarlo a pieno su dispositivi di qualsiasi risoluzione, strutturata come una single-page-app permetterà di trasformarsi in una applicazione disponibile anche nello store Google Play.

La pagina di accesso è essenziale e pulita ma resa particolare e sempre fresca dalle bellissime immagini di background recuperare giornalmente da Bing. La panoramica in cima consente di recuperare le attività giornaliere, settimanali e tutti i TODO assegnati da completare. Ciascuna attività può essere semplicemente spuntata come completata dall'apposito flag che notifica l'operazione attraverso un elegante BEEP. Sempre nell'header di GroupWork sono presenti i pulsanti per la stampa, che provvede ad eliminare elementi grafici e tabulare il contenuto per ottimizzare lo spazio, una pratica funzione di ricerca per trovare nel testo di tutte le attività un determinato termine.

Dalla sidebar laterale è possibile personalizzare il proprio account con Avatar personalizzato, accedere al calendario delle scadenze {in fase di sviluppo con collegamento diretto ad un file ICS da poter importare nel proprio calendario}, gestione delle mansioni e condivisioni dei progetti. Tutte le operazioni necessarie sono state concepite per la praticità; i 3 pulsanti floating posti in basso a destra permettono la piena gestione minimizzando ogni passaggio. Con un click è possibile creare progetti, attività, registrare ore di lavoro.

Un'altro dettaglio che rende GroupWork uno strumento più preciso è la gestione delle priorità lavorative. L'inserimento di un'attività prevede la scelta della priorità impostabile come alta, media, bassa o nessuna oltre all'assegnazione dell'incaricato, note descrittive e scadenza - data ed orario. Il sistema notifica ogni reminder con una notifica desktop personalizzata nella grafica, che permette di raggiungere con un click l'attività che richiede l'intervento del personale addetto.

Queste sono solo alcune delle caratteristiche di GroupWork, ma nei nostri TODO, ci sono ancora molte attività da completare per questo progetto.

Nato per organizzare i progetti, utilizzato direttamente per gestire la propria scaletta di sviluppo.