Condizione di fatto
Giuffrida Car Service e Centro Auto Tiraboschi, due attività operanti nel settore automotive per assistenza e cambio pneumatici, da anni utilizzavano un software di settore che li costringeva a macchinose procedure per la gestione dei clienti e vetture, inoltre l'assenza di un calendario appuntamenti sincronizzato con l'officina rendeva difficoltosa l'organizzazione interna. Lo standard offerto prevedeva, a seguito dell'accettazione della vettura, una stampa da consegnare manualmente all'incaricato dell'officina, medesima condizione a ritroso al completamento dell'intervento per far seguito alla fatturazione e contatto con il cliente per il ritiro della vettura. La presenza di un calendario interno degli appuntamenti quotidiani era anch'esso gestito attraverso stampe giornaliere ed il meccanico non aveva accesso a tutte le informazioni dovendo necessariamente confrontarsi per uteriori necessità. Gli appuntamenti avvenivano in modo pressochè totale attraverso telefono oberando il personale addetto e le linee telefoniche.

Condizione ottimizzata
Attraverso uno studio dedicato sulle reali necessità di ciascuna azienda abbiamo focalizzato le criticità dell'attuale gestione per identificare le aree di maggiore sovraccarico. Abbiamo progettato e sviluppato un nuovo sistema web-based che permette, oltre alla classica scheda cliente e vettura, di interfacciare un nuovo sistema di calendari online che consente una presa visione immediata da parte dell'officina con relativa fase di completamento. Il personale di ufficio ha una panoramica live dello stato di lavorazione e con un click avvisa il cliente finale attraverso E-Mail e SMS, potendo focalizzare l'attenzione sulla fatturazione. I clienti dispongono di card in grado di avere accesso alle prenotazioni 24h per fissare appuntamenti nelle reali disponibilità dell'officina sgravando le operazioni di accettazione e linee telefoniche. I task eseguiti a fasce orarie inviano promemoria per gli appuntamenti in essere riducendo le dimenticanze dei clienti finali ed avendo sempre le officine piene. Lo sviluppo di un'area dedicata alle locazioni facilita l'archiviazione degli pneumatici, tenendo traccia di posizioni da liberare.
I processi di lavoro sono stati ridotti del 70% accrescendo la produttività delle aziende e fornendo uno strumento efficace alla propria clientela.